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Agile es mucho más que una metodología o un entorno de trabajo. Se trata de un conjunto de valores y de principios a seguir para solventar y evitar problemas recurrentes en el desarrollo de los proyectos de diversas naturalezas.

Agile fomenta la mejora de la calidad y los tiempos de entrega, permitiendo optimizar los procesos, mejorar la competitividad y el plazo de lanzamiento del producto o servicio, todo ello por medio de favorecer la colaboración y el trabajo en equipo, orientando la organización a la mejora continua, focalizándose en las necesidades del cliente y empoderando a los empleados.

Todo ello requiere de concienciación, metodología de trabajo, herramientas de gestión y la adaptación de los espacios de trabajo y el equipamiento tal y como veremos más adelante.

ANTECEDENTES

Todo empezó en el año 1908 con el lanzamiento del Ford T. Este hito marca el inicio de la industrialización moderna, pero no fue hasta más tarde, en 1937, cuando Taiichi Ohno, director y consultor de Toyota, visitó Estados Unidos para aprender de su forma de producir volúmenes en masa sacrificando la variedad. Estudió y mejoró los procesos, eliminó pasos innecesarios, controló las actividades primarias y dio control al trabajador y al cliente como apoyo a la cadena de valor, para así eliminar buena parte del desperdicio, tanto de recursos materiales, como humanos. Esta nueva forma de producir dio lugar al concepto de filosofía LEAN, el cual se cimenta en la “mejora continua”, siendo esta la fuente de inspiración de las nuevas metodologías ágiles.

Las metodologías ágiles o “agile” surgen a raíz del Manifiesto Ágil de 2001 que supuso un cambio total en la forma de enfocar el desarrollo de ‘software’, aunque actualmente se ha ido extendiendo a muchas otras industrias, tanto para el desarrollo de productos como de servicios.

Estas nuevas formas de trabajo buscan la entrega del producto o servicio de manera temprana, haciendo participe al cliente de todo el proceso, para de esta manera poder ir obteniendo un feedback precoz del cliente final, que será tenido en cuenta para ir aplicando una mejora continua para acercarse a la excelencia. Se trata de metodologías necesarias en un mundo como el actual donde existe un entorno de adaptación y cambio continuo.

El eje fundamental son las personas y sus relaciones. El respeto por los individuos, herencia directa de ‘lean’, es primordial tanto con los equipos de trabajo como en el cliente. La estructura de la empresa pierde la jerarquización tradicional creando equipos multidisciplinares mucho más horizontales que trabajan juntos durante el desarrollo del proyecto, creando valor desde todas las áreas de la organización y manteniendo el contacto permanente con el cliente con el fin de obtener su feedback, pudiendo introducir los cambios que considere necesarios en cualquier momento del proceso.

CONCEPTOS BÁSICOS

AGILE – No es una metodología, son los principios para el desarrollo de “Proyectos Ágiles”

Como ya hemos introducido, Agile es mucho más que una metodología. Agile son los valores y de principios a seguir para evitar problemas recurrentes en el desarrollo de los proyectos de diversas naturalezas. Es ideal para los proyectos de Tecnologías de Información (IT) en los que hay cambios constantes, con mucha rapidez debido a nuevas decisiones del cliente o cambios en el entorno, donde los cambios a última hora no pueden suponer un problema.

Es el paraguas donde se integran los distintos “frameworks” o entornos de trabajo y las diferentes metodologías y herramientas de gestión, como pueden ser SCRUM, KANBAN y otros métodos ágiles híbridos.

Las principales ventajas del “agile” son:

  • Mejora de la calidad:Minimiza los errores en los entregables y mejora la experiencia de cliente.
  • Mayor compromiso:Mejora la satisfacción del empleado y genera conciencia de equipo.
  • Rapidez:Acorta los ciclos de producción y minimiza los tiempos de reacción y toma de decisiones.
  • Aumento de la productividad:Mejora en la asignación de recursos y en la definición de las prioridades.

SCRUM – La metodología más extendida.

Se caracteriza por desgranar el desarrollo del producto o servicio en pequeños subproyectos y a su vez dividirlo en etapas de análisis, desarrollo y prueba. Se trata de una estructura progresiva que permite ir solucionando cuestiones por medio de iteraciones del proceso o Sprints, haciendo entregas regulares y parciales del producto final.

Scrum requiere de importantes dosis de innovación en pro de la competitividad y productividad. Cuando hablamos de innovación, no nos estamos refiriendo a tecnología, sino a repensar los procesos para que puedan ser optimizados de manera continua para llevar a cabo proyectos complejos que exigen flexibilidad y rapidez a la hora de obtener resultados.  Mejora la gestión y detección de errores producidos por desarrollos demasiado extensos por medio de reuniones frecuentes para asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos. Estas reuniones son el pilar fundamental de la metodología, diferenciando entre:

  • Reuniones de planificación – Planteamiento y división del proyecto
  • Diaria – Seguimiento de actividades, eliminación de restricciones
  • Revisión – Análisis de cumplimientos.

Retrospectiva – Se realiza después de terminar un sprint para reflexionar y proponer mejoras en las siguientes etapas del proyecto.

HERRAMIENTAS ÁGILES

Estas metodologías dependen en un 75 % de la mentalidad de los intervinientes en el proceso, empezando por los puestos de responsabilidad, y en un 25 % de la aplicación de las herramientas de gestión y análisis.

Las herramientas utilizadas en la Agile son múltiples y se pueden usar de varias maneras, dependiendo de cómo se esté gestionando el proyecto.

Kanban

Cabe destacar Kanban para la gestión visual del proyecto. Consiste en la elaboración de cuadros y diagramas en los que se reflejan de manera clara las tareas pendientes, en proceso o terminadas. Esta información debe estar al alcance de todos los miembros del equipo, evitando así la repetición de tareas o la posibilidad de que se olvide alguna de ellas. Por tanto, ayuda a mejorar la productividad y eficiencia del equipo de trabajo.

Las ventajas que proporciona esta metodología son:

  • Planificación de tareas
  • Mejora en el rendimiento de trabajo del equipo
  • Métricas visuales (KPI´s)
  • Control de los sucesivos plazos de entrega.

Otras herramientas:

  • Listas de Trabajo Pendiente Priorizadas: prioriza de manera continua y reasigna tareas entre usuario.
  • Flujos de trabajo: crea flujos de trabajo personalizados que actualizan los problemas automáticamente en función de eventos específicos.
  • Iteraciones: usa la acumulación para estimar problemas y quedan resueltos para futuras fases del proyecto.
  • Reuniones diarias: análisis concreto de las próximas acciones
  • Gráfico de trabajo pendiente: administra el progreso mediante el seguimiento del trabajo total restante en el proceso.
  • Gráfico de velocidad: realiza un seguimiento de la velocidad del equipo y pronósticos precisos mediante el seguimiento de la cantidad de trabajo completado en cada iteración.

NECESIDADES – EL ENTORNO DE TRABAJO

Como ya hemos comentado el 75 % del proceso depende de la mentalidad de los intervinientes en el proceso y en un 25 % de la aplicación de las herramientas de gestión y análisis, pero para ello necesitamos la implementación de algunos elementos para preparar en entorno de gestión.

Los espacios de trabajo

Estas nuevas metodologías requieren de una nueva concepción del espacio de trabajo como entorno de gestión. En este sentido, dado que el trabajo es más colaborativo y las estructuras se vuelven horizontales, la compartimentación del espacio no se realiza en base a jerarquías, sino que se estudia en base a las necesidades cambiantes de los equipos de trabajo, por lo que la flexibilidad y la movilidad toma relevancia. Para ello es importante implementar equipamiento que se adapta a las necesidades del proyecto, pudiendo en un mismo espacio establecer dinámicas de trabajo diferente.

Equipamiento

De esta manera se hace necesaria la integración de mobiliario dinámico y cambiante, que permita distintos tipos de reuniones, desde las tradicionales con clientes, a las informales con el equipo. De igual manera, los elementos que permitan la interacción entre personas en pie que ayuden a no alargar en exceso las reuniones será determinante.

También el mobiliario acústico que permite el aislamiento y concentración, así como el acondicionamiento acústico general de los espacios se hacen necesarios para las fases del desarrollo y discusión, sin olvidar los elementos de gestión visual como pizarras para escritura y magnéticas, paneles de proyección, mamparas multiuso, etc.

Todo esto es aplicable no solo a las nuevas Startup, si no que puede llevarse a cabo en las grandes corporaciones en funcionamiento o en las miles de PYMES existentes, por lo que tenemos una gran oportunidad para transformar y adaptar el tejido empresarial a las nuevas necesidades y demandas del mundo actual en cuanto a colaboración, agilidad, limitación de recursos y conciliación laboral por medio de la tecnología, las nuevas metodologías ágiles y el equipamiento especializado.

Desde Espacio Aretha podemos ayudarte en esta misión, proponiéndote soluciones integrales a lo largo de todo el proceso de creación del espacio, respetando vuestro “Look and Feel” y complementándolo de la mano de nuestras firmas exclusivas de mobiliario, iluminación, división de espacios, acondicionamiento acústico y otras soluciones complementarias de equipamiento.

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