En estas líneas doy mi valoración personal acerca del nuevo paradigma de los entornos de trabajo, basándome precisamente en las opiniones y planteamientos que he ido recogiendo en nuestro trabajo cotidiano, en foros especializados, y en las diferentes entrevistas de los “Cafés con…” con profesionales de primer nivel, que hemos organizado para esta plataforma de contenidos.
El nuevo papel estratégico de los espacios de trabajo
Después de este periodo excepcional que nos ha tocado vivir los últimos dos años, llegamos a la conclusión de que los espacios de trabajo, lo que hasta ahora denominábamos comúnmente “oficina” y que durante unos meses fue abandonada en masa, se encuentra en un momento de búsqueda de su nueva identidad.
Dirección General y de Recursos Humanos de grandes, pequeñas y medianas organizaciones, junto a arquitectos, diseñadores y responsables de gestión de espacios se encuentran inmersos en su inmensa mayoría en procesos de diseño conceptual de estos entornos. No me refiero al diseño en si, ni a la mera integración de la identidad visual en el espacio junto a la inclusión de una serie de elementos aparentemente divertidos dentro del mismo, sino al diseño del espacio para atraer a las personas, a los equipos, y dar un sentido verdadero, una motivación clara para volver a las sedes de las empresas.
La mayor parte de los profesionales con los que tengo la oportunidad de compartir sus ideas y las de sus clientes coinciden en que efectivamente el trabajo híbrido bien entendido se va consolidando lentamente a nuestra cultura (viajar al norte de Europa u otros continentes te da una perspectiva diferente, lugares donde este concepto está maduro y asumido desde hace tiempo), pero sobre todo hay consenso en que el principal problema es identificar en cada organización cuál es el factor motivador fundamentar para ir al lugar de trabajo en lugar de trabajar en remoto.
La clave está en diseñar el espacio de manera estratégica en cada caso, para cada organización, de manera que el lugar físico sea un verdadero punto de conexión (hub como tanto gusta decir ahora), de conocimiento dentro de la empresa y entre la empresa con sus clientes y proveedores. También en conseguir que sea un lugar social vital para mantener las relaciones personales, la vinculación con la cultura de la empresa a modo de pequeño club corporativo y la integración de procesos, personas y equipos.
Diseñar estratégicamente el entorno de trabajo, y el “tercer lugar”…
Nos encontramos ante la necesidad de aportar una visión más elevada de la que hasta hace poco parecía imponerse, y en la que se recurría a espacios sociales aparentemente divertidos con futbolines, billares juegos y sofás de todo tipo que en muchas ocasiones (no siempre), se lograría motivar a los equipos y mejorar el rendimiento colectivo. Hoy el reto es mucho mayor: se trata de incentivar al trabajador que desee ir realmente al lugar de trabajo, y para ello se le ha de dotar de todas las herramientas tecnológicas, experienciales y de contacto personal para que pueda explotar en ese espacio toda su capacidad productiva y creativa con otros equipos,
Implica pensar en espacios diferenciados, pero inteligentemente tejidos entre si por parte de quien diseña los espacios;
- espacios de máxima concentración a los que desee ir para poder trabajar, pensar y reflexionar,
- espacios relacionales, de colaboración donde poder desarrollar las actividades colectivas, reuniones internas o con clientes, y perfectamente conectados tecnológicamente con el mundo exterior,
- espacios abiertos, incluso con acceso al exterior en terrazas, jardines, balcones que se convierten hoy en una extensión más de la oficina tradicional,
- salas de café y áreas de descanso, donde relajarse y pensar a la vez, sólo o en compañía, debatiendo o analizando experiencias o simplemente desconectando,
- salas de co-creación en las que poder explotar al máximo el conocimiento empleando nuevas metodologías de productividad, pensamiento y de toma de decisiones,
- bibliotecas, zonas de estudio y autoformación ausentes de ruido,
- y, por supuesto, mi mesa de trabajo “tradicional”.
En definitiva, las personas hemos de encontrarnos con un conjunto de microespacios dentro del gran edificio corporativo. De manera que en función de lo que se necesite, se pueda realizar la actividad con el máximo confort, con total conectividad y con una tecnología que nos haga olvidar en todo momento si estoy en casa, en el parque, en un lobby de un hotel o esperando a subir al avión en un aeropuerto. Lo que se denomina hoy tercer lugar, a modo de extensión natural de las oficinas tradicionales.
Cultura y persona
El equilibrio relacional entre las personas y la empresa es en mi opinión otro elemento fundamental a cuidar para que el trabajo híbrido no dinamite la relación empresa-equipos. Tras un periodo extraño de larga ausencia en la oficina muchas personas han podido desconectar y no volver a subir al tren de su propia empresa, o han decidido abandonar, o su grado de implicación se ha visto limitada. Otras en cambio han podido organizar mejor sus vidas implicándose mucho más en sus trabajos. Y otras muchas se han incorporado a nuevos puestos sin haber podido conocer sus compañero/as hasta meses más tarde.
En este sentido es importante saber definir el equilibrio entre trabajo presencial y remoto, no en términos de horas o días como en muchas ocasiones parece simplificarse. La clave, en mi opinión, reside en que exista un nivel organizativo y de eficiencia máximo en los procesos que permita que el rendimiento de la persona y su grado de implicación sea máximo y esté conectado.
A medida que el diseño de los entornos de trabajo consiga engancharnos, porque allí encontraremos todo lo que necesitamos y además superará a cualquier experiencia remota, la persona querrá acudir allí como un destino deseado. Especialmente ante la incorporación de nuevas generaciones, nuevos talentos y la globalización cultural y de conocimiento.
A partir de ahí, el diseño del espacio debe servir para cimentar la cultura corporativa, unir departamentos mediante la creación de todos esos microespacios a los que antes hacía referencia. Espacios de interconexión entre personas, generadores de experiencias, relaciones, actividades que permitan interactuar y retroalimentar la cultura de equipo y de empresa.
Bienestar
No quisiera cerrar este modesto artículo sin hacer un manifiesto en favor de determinados aspectos que son determinantes a la hora de diseñar los espacios de trabajo y sus microespacios. Me refiero a;
- la luz, específica según cada lugar y cada actividad,
- la acústica, esencial para lograr los niveles de concentración y comunicación deseada,
- la accesibilidad en sentido amplio, como factor inclusivo determinante en el uso de cualquier espacio,
- la ergonomía, atendiendo a aspectos como la regulación en altura, la movilidad, la posibilidad de trabajar en un día en hasta 8 situaciones diferentes,
- la calidad del aire, el correcto tratamiento del mismo, y del que ahora hemos sido realmente conscientes,
- la facilidad de transformación de los espacios, respondiendo a un concepto de cronotopía cada vez más presente,
- la naturaleza, dentro y fuera del espacio: azoteas, jardines, terrazas, jardines ingleses…
- sostenibilidad y racionalización en el uso de recursos (clima, temperatura…),
- espacios para la diversión y el esparcimiento sin reducirlo a un mero futbolín, sino diseñando áreas dentro o fuera de la empresa donde pueda desconectarse totalmente, con actividades impulsadas desde dirección o promovidas por los equipos de manera natural,
- eficiencia tecnológica absoluta, que permita la total accesibilidad a datos, reuniones en remoto, reuniones presenciales sin fallos,
- y sin olvidar la realidad virtual, la tecnología inmersiva que, aunque en fase embrionaria, pronto desembarcará de forma generalizada como en su día lo hizo el teléfono móvil, internet o recientemente, las videollamadas.
Me permito concluir con la idea de que la oficina tradicional efectivamente murió y que estamos comprendiendo que la oficina del Siglo XXI debe ser un objeto de deseo para la retención del talento, la generación de relaciones y la revitalización de la cultura corporativa. Y si, efectivamente, el lugar de trabajo es hoy cualquier lugar desde donde podamos conectar con nuestra organización.
Comparte esta publicación